Информационная культура – основа эффективного развития организации

24 января 2005 года

Информационная культура – основа эффективного развития организации

профессор кафедры прикладной социологии Шевченко Д.А.

В теории и практике социальной организации происходят фундаментальные изменения.

Информационный продукт в форме различного вида информации является источником человеческих знаний. Информация все более становится основным фактором успеха в развитии организации.

Очевидно, что менеджмент предприятия должен уметь управлять информацией как активом, который способствует успешному развитию предприятия в условиях все обостряющейся конкуренции. В настоящее время каждый вид хозяйственной деятельности становится информационным. В этой связи каждый менеджер становится менеджером информации.

Развитие информационной культуры, как фактора формирования интеллектуальной собственности социальной организации, можно рассматривать по следующей логической модели: информация – стиль управления – информационный менеджмент – информационная культура – интеллектуальная собственность организации.

По мнению Б.Гейтса, повышенная скорость распространения информации может помочь предприятиям получить преимущества за счет использования новых способов ведения бизнеса. Эти способы требует изменения всего образа действий предприятия. Инвестиции в технологии должны обеспечить как можно более качественной информацией каждого, кто в ней нуждается, в особенности работников интеллектуального труда, представляющих собой мозг компании. Знание - главный инструмент управления. Если ответственные лица могут тратить на решение вопросов часы вместо дней, выигрыш для бизнеса оказывается огромным. Эта нынешняя реструктуризация процессов - самое фундаментальное изменение в экономике после перехода к массовому производству[1]

Существует множество определений информации. Эти определения, как правило, обусловлены тем, в какой области работают их авторы. Технологи довольно часто определяют информацию как сигналы и акцен­тируют внимание на вопросах кодировки, передачи и приема.

Социологи и психологи определяют информацию как средство связи  и рассматривают ее как способ познания, интерпретацию и передачу смысла. Политологи ассоциируют информацию с властью и озабочены распространением и ма­нипулированием ею. Специалисты в области информационного менеджмента различают данные, информацию и знание, связывая ценность информации с принятием управленческих решений.

В словаре русского языка Ожегова С.И. информация трактуется, как: 1) сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, восприни­маемые человеком или специальными устройствами; 2) сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь[2]

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите ин­формации» информация определяется как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В Законе «Об информации, информатизации и защите информации» информатизация рассматривается как организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного само­управления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов. Информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации[3]

Исследователь Р.Кох считает, что информация - это данные, которые на предприятии являются объектом сбора, приема, хранения, передачи и анализа[4]

По определению Цвылева Р.И., информация - это: 1) ресурс экономического и общественного значения; 2) знания, отделенные от человека, носителя таких знаний и превращенные в сообщения. При этом необходимо делать различие между собственно самой информацией и первичным информационным сырьем, данными, которые не прошли через процессы упорядочения, структуризации и оценки, которые превращают данные в информацию, годную для принятия решений[5]

По мнению Дж. Майкла, информация - это новое богатство; любая компания - информационная, все менеджеры оперируют информацией[6]

В новой книге Б. Мильнера «Управления знаниями» в качестве особого вида ресурса рассматриваются знания, которые трактуются, как: 1) информация, соединенная с ценностями предприятия; 2) глубокое понимание предмета и способность использовать имеющиеся данные, чтобы оценить новую информацию; 3) информация, которая используется людьми в соответствии с их необходимостью согласно установленным правилам и процедурам с учетом их отношения к этой информации; 4) «одушевленная» информация[7]

Демин А.И. трактует информацию как всеобщее свойство материи, которое, наряду с энергией, определяет параметры любого движения материального мира и проявляется в направленности движения и образовании упорядоченных форм существования материи как результата информационного взаимодействия[8]

Шрейдер Ю.А. определяет информацию как знание, которое представлено в форме, обобществленной и отчужденной от непосредственного создателя. Знание он понимает как личностный человеческий феномен, а информацию - как превращенную форму знания, обеспечивающую его социальное функционирование, в частности, возможности общественного хранения и распространения[9]

Анализ различных подходов и трактовок понятия «информация» позволяет сделать следующие размежевания – это: 1) данные (экономический ресурс); 2) информация (фактор производства и обращения; данные, которые используют в процессе подготовки и принятия управленческого решения, в хозяйственной деятельности в целом; источник человеческих знаний); 3) знания (высшая форма информации; информация, которая сохранилась в памяти; переработанная человеческим интеллектом информация).

Информатизация представляет собой нарастающее производство и использование информации, знаний в интересах развития индивида и общества в целом. В докладе В.Макарова на Общем собрании Российской академии наук 19 декабря 2002 года приводится следующая цитата Т. Джефферсона: «Тот, кто получает идею от меня, пользуется ею, не обедняя меня, подобно тому, как получивший свет от моей лампы не погружает меня во тьму»[10]

Компьютеры быстро доказали свое превосходство над людьми в скорости и точности вычислений во множестве сфер применения, справляясь как с управлением записями о клиентах крупнейших учреждений, так и с автоматизацией практически любых технических процессов, которые могут быть разложены на дискретные, многократно повторяющиеся шаги. Однако высшие сферы были компьютерам недоступны. Они помогали людям, но эту помощь трудно было назвать интеллектуальной. Для того, чтобы понять физику процессов и разработать подробные программы вычисления траекторий артиллерийских снарядов или баллистических ракет, требуется человеческий мозг - и лишь затем для мгновенного выполнения этих вычислений в дело вступает «гениальный тупица» - компьютер[11]

Организация, основанная на информации, существенным образом расширяет возможности своих сотрудников и проявляет максимум гибкости.

Использование информации представляет собой поиски соответствующего стиля управления – еще одного параметра информационной культуры.

Авторитетный исследователь Р.Лайкерт выделяет четыре стиля управления: система 1 (управление принуждением: эксплуатирующий и авторитарный 'стиль управления); система 2 (благожелательная автократия: пряников больше, чем ударов кнутом); система 3 (консультативный стиль: коммуникация в обоих направлениях (вверх и вниз), но решения по-прежнему направляются в одном направлении (вниз); система 4 (система участия: решения принимаются рабочими группами, коммуникация между которыми осуществляется через связующие звенья, руководителей групп.

Он утверждал, что Система 4 является наиболее эффективной, а также постулировал появление в будущем Системы 5, в которой не будет формального руководителя[12]

Организационная система, предполагающая высокую централизацию, будет сегодня неэффективной при широко распределенном или мобильном штате сотрудников предприятия. Более того, такая система основана на относительно враждебном отношении к сотруднику. Она возвращает его в статус технической составляющей производственного процесса индустриальной экономики, которой положено осуществлять одни и те же постоянно повторяющиеся операции.

Децентрализованная система является более эффективной. Информация и информационные системы должны способствовать реализации творческого потенциала сотрудников и повышению производительности их труда. Сотрудникам необходим обмен информацией друг с другом, обмен идеями и полученными результатами. Расширение полномочий сотрудников и рабочих команд с применением информации и информационных систем позволит высокотехнологичным предприятиям России значительно повысить свою конкурентоспособность на внутреннем и внешнем рынках.

Эффективное управление движением информацией представляет собой информационный менеджмент, позволяющий добиться приоритетного успеха в развитии организаций. Современные организации должны увидеть в информации и в комму­никационных технологиях ключевой фактор успешного развития.

Большую часть всей работы в современных организациях составляет информационная работа, то есть обработка человеческим интеллектом полученных данных с целью решения хозяйственных проблем. Соответст­венно, на смену предпринимателям и менеджерам индустриальной экономики должны прийти предприниматели и менеджеры информационной экономики (инфопренеры). Понятие «инфопренеры» было введено Лондонской школой бизнеса и происходит от сочетания двух английских слов: information - информация и buisnessman - предприниматель.

Информационная работа - это работа мысли. Когда мышление и сотрудничество получают мощную поддержку компьютерных технологий, это и означает, что предприятие создало «электронную нервную систему». Она состоит из современных компьютерных процессов, используемых интеллектуальными работниками для принятия оптимальных решений, для того, чтобы думать, действовать, реагировать на изменения и адаптироваться к ним.

Итак, информационная культура является одним из важнейших компонентов адаптации предприятия к изменениям. Специалисты выделяют раз­личные причины необходимости создания и развития информационной культуры предприятия. Д. Маршанд, например, выделяет три принципиальных причины, в силу которых менеджер сегодня должен заботиться об информационной культуре своего предприятия.

Во-первых, чтобы влиять на будущее, необходимо представлять, на что оно будет похоже, для чего, в свою очередь, нужно работать с разнообразнейшей информацией.

Во-вторых, важно знать, как люди используют эту информацию. Само по себе создание на предприятии компьютерной сети не гарантирует, что информация будет использоваться более разумно и более эффективно.

В-третьих, для разных структурных подразделений предприятия информационная культура различна, а это означает различие подходов к процессам осознания, сбора, организации, обработки, распространения и использования информации. Поэтому многие менеджеры согласятся с тем, что информационная культура важна для выработки стратегии и осуществления перемен, но нет определенности в вопросе - как повлиять на использование информации[13]

По мнению Д. Маршанда, сегодня можно встретить четыре метафоры, с помощью которых менеджеры формируют информационную культуру пред­приятия. Как правило, чаще всего используется образ войска. Менеджеры часто говорят о предприятии как о войсковом подразделении, которое может добиться успеха в случае повышения уровня подготовки командования, контроля, связи и разведки о действиях конкурентов. Разновидностью этого образного подхода является уподобление руководителя предприятия защитнику в команде по американскому футболу, который координирует действия команды на поле.

Некоторые специалисты, следуя за П.Друкером, предприятие представляют как оркестр, в котором действиями музыкантов управляет дирижер. Эти разновидности данного образного подхода акцентируют внимание в первую очередь на централизации и контроле[14]

Другим популярным образом является образ предприятия как машины. Здесь считается приемлемым поведение, направленное на устранение проблем. Об организационных процессах, как правило, говорят, что нужна точная настройка или ремонт. Другими словами, структура предприятия, используемые методы и информационные потоки подлежат устранению, упрощению, преобразованию или автоматизации.

Третья метафора - предприятие как живой организм, который реагирует и приспосабливается к окружающей среде. Данная метафора удачно описывает поведение рабочих команд, члены которых разыскивают внешнюю и внутреннюю информацию, обмениваются ею и приспосабливаются к изменениям. Часто руководители сравнивают свои предприятия с парящим орлом, быстроногой газелью или зорким ястребом. Данные сравнения определенным образом побуждают сотрудников предприятия к получению и использованию информации при решении поставленных задач.

Четвертая метафорический образ предприятия: предприятие - это мозг. Предприятие рассматривается как нейронная сеть, которая способна гибко, быстро и творчески использовать информацию. Такая организация предугадывает будущее и изобретает новые пути к успеху.

В современных организациях можно встретить четыре разновидности информационной культуры (см.: таблицу 1)

Таблица 1. Информационные культуры на предприятии

Разновидность информационной культуры	Содержание
Функциональная культура	Менеджер использует информацию, чтобы управлять подчиненными
Культура взаимо­действия	Менеджеры и их подчиненные доверяют друг другу и делятся информацией, чтобы повысить собственную эффективность
Культура исследования	Менеджеры и их подчиненные ищут информацию, чтобы лучше понимать будущее и то, как изменить собст­венную деятельность и приспособиться к будущим тенденциям
Культура открытости	Менеджеры и их подчиненные открыты для нового по­нимания природы кризисов и радикальных перемен, а также ищут способы прорыва к конкурентоспособности

Каждая из информационных культур влияет на способ применения информации на предприятии, а также отражает приоритеты менеджеров предприятия в использовании информации для достижения успеха в современных условиях.

В этой связи одной из основных задач современных руководителей организация России является увязка информационной культуры с общей стратегий организация. В ходе решения данной задачи необходимо учитывать следующие положения.

Во-первых, к информации необходимо относиться как к результативному материальному активу.

Во-вторых, компьютерное оборудование и коммуникационные технологии следует воспринимать лишь как инструменты, которые помогают использовать информацию для повышения конкурентоспособности организации. Чем современнее и мощнее эти инструменты, тем больше времени нужно уделять оценке эффективности их использования в организациях.

В-третьих, следует иметь в виду, что персонал организации, который осуществляют сбор, обработку, распределение, передачу и использование информации, может легко определить несоответствие действий руководства с заявленными миссией и целями организации.

В-четвертых, те организации, которые сумеют первыми увязать свою информационную культуру с общей стратегий, приобретут существенное конкурентное преимущество.

Важно отметить, что сегодня ключевым конкурентным преимуществом предприятия является его способность своевременно получать и исполь­зовать информацию о внешней: социально-экономической, политической среде. Не имея эффективных методов предвидения динамики изменений, происходящих во внешней среде организации постоянно упускают новые возможности и реагируют на них с опозданием, что в конце концов, негативно скажется на их результатах деятельности.

И напротив, организации-лидеры являются таковыми в первую очередь потому, что находятся в курсе изменений и своевременно реагируют на события, явления и тенденции, наблюдаемые во внешней среде. Кроме того, организации-лидеры лучше подготовлены к прогнозированию основных трендов социально-экономической среды в целом; к анализу реакции других организаций на их предполагаемые действия.

По мнению специалистов, процесс создания эффективной информационной среды в организациях-лидерах характеризуется несколькими особенностями:

Во-первых, решения должны приниматься в направлении «среда – организация», а не наоборот.

Во-вторых, широкое распределение информации по заинтересованным сотрудникам. Этот принцип обеспечивает своевременное предоставление информации тем сотрудникам, которым она необходима.

В-третьих, построение тематических моделей на основе взаимного обмена информацией. Такие модели позволяют каждому сотруднику предприятия самостоятельно интерпретировать и оценивать поступающую информацию.

В-четвертых, накопление базы данных. Ее наличие помогает предприятию отслеживать пройденный путь. Данные не теряются, а могут быть использованы повторно. Информация может при этом трансформироваться в знания, и использоваться как образовательный ресурс.

Следует заметить, что использование информации в поиске соответствующего стиля управления и информационный менеджмент выступают параметрами информационной культуры организации в том случае, если для этого найдены определенные технологии использования информации. Современная информационная эпоха представляет собой революцию, но в отличие от прежних революций ядро трансформации, которую мы переживаем теперь, связано с технологиями обработки информации и коммуникацией[15]

Таким образом, информационные технологии, менеджмент, информационная культура в целом становится реальным фактором формирования интеллектуальной собственности организации, характерным показателем ее нового современного, качественного состояния.

Список литературы:

1.            Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли. - М.: Эксмо, 2002. С. 33

2.            Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли. - М.: Эксмо, 2002. С. 413-414

3.            Демин А.И. Информационная теория экономики. - М.: Наука, 1996. С. 40

4.            Кастельс М. Информационная эпоха: экономика, общество и культура. – М.: ГУ ВШЭ, 2000. С. 51

5.            Кох Р. Менеджмент и финансы от А до Я. - СПб.: Питер, 1999. С. 121

6.            Кох Р. Менеджмент и финансы от А до Я. - СПб.: Питер, 1999. С. 163

7.            Майкл Дж. Менеджмент в эпоху информации. /Менеджмент. - М.: ЗАО «Олимп -Бизнес», 1999. С. 556

8.            Макаров В. Экономика знаний и проблемы социально-экономического развития России. Доклад на Общем собрании РАН 19 декабря 2002 г. - Экономическая наука современной России. Экспресс-выпуск, 2003, №1

9.            Маршанд Д. Как работают с информацией в вашей компании? /Менеджмент. - М.: ЗАО «Олимп - Бизнес», 1999. С. 329-336

10.        Мильнер Б.З. Управление знаниями. - М.: ИНФРА - М, 2003. С. 58

11.        Ожегов С. И. Словарь русского языка. — М.: Русский язык, 1988. С. 205.

12.        Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. - Собрание законодательства РФ, 1995, №8. С.1213

13.        Цвылев Р.И. Постиндустриальное развитие. Уроки для России. — М.: Наука, 1996. С.34-35

14.        Шрейдер Ю.А. О феномене информационного продукта. - Научно-техническая информация, 1989. С. 32

---

[1] Б.Гейтс Бизнес со скоростью мысли. - М.: Эксмо, 2002. С. 413-414

[2]Ожегов С. И. Словарь русского языка. — М.: Русский язык, 1988. С. 205.

[3] (Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. - Собрание законодательства РФ, 1995, №8. С.1213.)

[4] Кох Р. Менеджмент и финансы от А до Я. - СПб.: Питер, 1999. С. 121

[5] Цвылев Р.И. Постиндустриальное развитие. Уроки для России. — М.: Наука, 1996. С.34-35

[6] Майкл Дж. Менеджмент в эпоху информации. /Менеджмент. - М.: ЗАО «Олимп -Бизнес», 1999. С. 556

[7] Мильнер Б.З. Управление знаниями. - М.: ИНФРА - М, 2003. С. 58

[8] Демин А.И. Информационная теория экономики. - М.: Наука, 1996. С. 40

[9] Шрейдер Ю.А. О феномене информационного продукта. - Научно-техническая информация, 1989. С. 32

[10] Макаров В. Экономика знаний и проблемы социально-экономического развития России. Доклад на Общем собрании РАН 19 декабря 2002 г. - Экономическая наука современной России. Экспресс-выпуск, 2003, №1

[11] Б.Гейтс. Бизнес со скоростью мысли. - М.: Эксмо, 2002. С. 33

[12] Кох Р. Менеджмент и финансы от А до Я. - СПб.: Питер, 1999. С. 163

[13] Маршанд Д. Как работают с информацией в вашей компании? /Менеджмент. - М.: ЗАО «Олимп - Бизнес», 1999. С. 329-336

[14] Питер Друкер является одним из самых влиятельных специалистов в об­ласти менеджмента.

[15] Кастельс М. Информационная эпоха: экономика, общество и культура. – М.: ГУ ВШЭ, 2000. С. 51